چرا امروزه مدیریت دانش در سازمان‌ها اهمیت ویژه‌ای پیدا کرده؟
سعید کشاورز کرمانی (سردبیر)
مفهوم شرکت بر اساس ارتباط و همکاری متقابل اعضا و همچنین تیم‌ها بنا شده. پس جریان صحیح و راحت اطلاعات بین همه تیم‌ها از اهمیت بالایی برخوردار است. اطلاعات و دانشی که تیم شما دارد ممکن است هیچ تیم دیگری از آن خبر نداشته باشد یا از جزئیات آن با خبر نباشد.
مثلا تیم توسعه محصول در نظر بگیرید که محصول جدیدی را ساخته، اما تیم مارکتینگ از جزئیات آن خبردار نیست. همین نقص در جا به جایی اطلاعات باعث می‌شود که تیم مارکتینگ وظایفش را برای معرفی و تبلیغ محصول به خوبی انجام ندهد و در نتیجه تاثیر منفی بر فروش آن محصول خواهد داشت.
این مثال کوچک بخشی از اهمیت مدیریت دانش در هر سازمان و شرکت را نشان می‌دهد. در این مقاله به نکاتی اشاره میکنیم که شاید زیاد به چشم نیایند ولی در عمل تاثیر زیادی بر تصمیم‌گیری‌های کلان و روند فروش و بهره‌وری نهایی می‌گذارد. برای آشنایی بیشتر با اصطلاح مدیریت دانش و نحوه بهبود آن در سازمان‌ها و انواع مشاغل، چند دقیقه وقت بگذارید و این مقاله را مطالعه کنید.
دانش سازمانی چیست؟
به طور خلاصه دانش سازمانی شامل تمام اطلاعات و تجربیاتی است که در یک شرکت یا سازمان انباشته می‌شود؛ از مستندات رسمی گرفته تا اطلاعات نانوشته‌ای که از طریق تعاملات روزمره بین کارکنان رد و بدل می‌شود.
حفظ این دانش و انتقال درست آن می‌تواند در مدت بسیار کوتاهی بهره‌وری را در محیط کار سازمان‌ها افزایش داده و دوباره‌کاری‌ها را به حداقل برساند. حال، بیایید نگاهی به مثال‌های عملی بیندازیم که چگونه این دانش در هر گوشه از سازمان شما حضور دارد.
مدیریت پروژه
فرض کنید تیم شما روی یک پروژه پیچیده کار می‌کند. اگر اعضای تیم دانش و تجربیات خود را به اشتراک نگذارند، ممکن است کسی برای حل یک مشکل فنی ساعت‌ها وقت بگذارد، در حالی که فرد دیگری در همان تیم، قبلاً آن مشکل را حل کرده است. این دوباره‌کاری‌ها نه تنها وقت گرانبهای تیم را هدر می‌دهد، بلکه می‌تواند باعث سردرگمی و کاهش کیفیت پروژه شود.
همانطور که در این مثال مشخص شد، توجه به دانش سازمانی، علاوه بر عملکرد مدیران و سرپرستان، به وظایف روزمره هر یک از کارمندان نیز مربوط می‌شود و مستقیما بر آنها تاثیر می‌گذارد.
پاسخ‌گویی به مشتری
همه ما تجربه کرده‌ایم که وقتی با پشتیبانی مشتریان تماس می‌گیریم، پاسخی که دریافت میکنیم کاملاً به تجربه و دانش اپراتور بستگی دارد. اگر تیم پشتیبانی اطلاعات و دانش لازم برای حل مشکلات متداول را در دسترس نداشته باشد، مشتری ممکن است بارها و بارها یک سوال را مطرح کند و هر بار جوابی متفاوت بگیرد. این موضوع باعث سردرگمی مشتری و حتی اپراتور می‌شود و عدم رضایت و سلب اعتماد مشتری را به همراه خواهد داشت.
نوآوری در محصول
اگر تیم‌های بازاریابی و طراحی محصول اطلاعات خود را به اشتراک نگذارند، محصولات نهایی ممکن است با نیازهای بازار همخوانی نداشته باشند. بنابراین نظرات و تجربیاتی که از مشتریان دریافت شده باید به‌صورت مستقیم در فرآیند طراحی محصول لحاظ شود تا بتواند سطح رضایت مشتریان را ارتقا دهد.
در دنیای رقابتی امروز، نوآوری از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. یکی از بزرگترین چالش‌ها در نوآوری این است که تیم‌ها باید به‌طور مداوم از تجربیات و دانش یکدیگر استفاده کنند و به اصطلاح روی مرز‌های دانش قدم بزنند و با عملکرد‌های تلفیقی و بینا رشته‌ای بتوانند به خلاقیت و نوآوری دست پیدا کنند.
آموزش کارمندان
کارمندان جدیدی که وارد سازمان می‌شوند، نیاز به یادگیری سریع فرآیندها دارند. بدون مستندات آموزشی و انتقال دانش سازمانی، فرایند آشنایی آنها با وظایف خود بسیار طولانی خواهد شد و شاید در نهایت دچار سردرگمی نیز بشوند و درک درستی از عملکرد کلی سازمان و نقش خود پیدا نکنند. در نتیجه بدیهی است که توجیه نبودن کارمندان بر بهره‌وری کلی سازمان اثر منفی می‌گذارد.
مدیریت تغییرات
هر سازمانی در طول زمان با تغییراتی مواجه می‌شود؛ تغییراتی در فرایندهای کاری، ابزارهای استفاده‌شده و حتی ساختار سازمانی. اگر دانش و آموزش‌های لازم برای این تغییرات به‌طور منظم به کارکنان منتقل نشود، ممکن است سازمان دچار افت بهره‌وری شود. به عنوان مثال، اگر نرم‌افزار جدیدی برای مدیریت پروژه‌ها معرفی شود ولی کارکنان آموزش کافی نبینند، نه تنها از قابلیت‌های آن نرم‌افزار بهره‌برداری نخواهد شد، بلکه ممکن است پروژه‌ها با تاخیر روبه‌رو شوند.
تصمیم‌گیری‌های استراتژیک
مدیران ارشد نیاز به اطلاعات دقیق و بروز دارند تا بتوانند تصمیمات درست و مبتنی بر واقعیت‌های بازار و عملکرد داخلی بگیرند. بدون سیستم‌های اشتراک دانش، این تصمیمات ممکن است بر اساس داده‌های ناکافی یا قدیمی گرفته شوند. فرض کنید تیم بازاریابی شما اطلاعات ارزشمندی درباره تغییرات بازار در دست دارد، اما این اطلاعات به تیم مدیریت منتقل نشده و تصمیمات بر اساس داده‌های قدیمی گرفته می‌شوند و در بازار توانایی رقابت را از دست خواهیم داد.
طبق تحقیقات شرکت IDC که به عنوان یکی از منابع معتبر در حوزه فناوری اطلاعات، ارتباطات، و تحلیل بازارهای مصرفی شناخته می‌شود، شرکت‌هایی که نحوه استفاده از مدیریت دانش را درک کرده‌اند، توانسته‌اند در بخش‌های مختلف کسب‌وکار خود از چنین مزایایی بهره‌مند شوند:
- 39٪ - بهبود اجرای کسب و کار، مانند تصمیم گیری بهتر، ورود سریع به بازار هدف و نوآوری
- 35٪ - بهبود پشتیبانی مشتری، ارائه خدمات با کیفیت در اسرع وقت.
- 35٪ - بهبود رضایت و تعامل بین کارمندان و مشتریان.
- 35٪ - بهبود عملکرد کارمندان، افزایش بهره‌وری، یادگیری و همکاری
راه‌حل‌های پیشنهادی برای بهبود مدیریت دانش در سازمان‌ها
برای رفع چالش‌هایی که گفتیم، راه‌حل‌های زیر در مدیریت دانش سازمانی پیشنهاد می‌شود:
- استفاده از ابزارهای همکاری آنلاین: به‌کارگیری ابزارهایی مانند Microsoft Teams یا Slack برای به‌اشتراک‌گذاری سریع و مؤثر اطلاعات بین تیم‌ها.
- ایجاد پایگاه دانش برای مشتریان: راه‌اندازی FAQ یا پایگاه دانش برای پاسخ‌گویی به سوالات متداول مشتریان.
- برگزاری جلسات منظم بین تیم‌ها: تبادل ایده‌ها و تجربیات از طریق جلسات بین تیم‌های مختلف، به‌خصوص بین بخش‌های بازاریابی و طراحی.
- مستندسازی فرآیندها و آموزش‌ها: ایجاد مستندات آموزشی و سیستم‌های یادگیری آنلاین برای تسریع فرآیند یادگیری کارکنان جدید.
- آموزش مداوم در مواجهه با تغییرات: برگزاری کارگاه‌ها و دوره‌های آموزشی برای تطبیق کارکنان با فناوری‌ها و فرآیندهای جدید.
- ایجاد کانال‌های ارتباطی شفاف: راه‌اندازی سیستم‌های ارتباطی مؤثر میان بخش‌های مختلف برای انتقال دقیق اطلاعات به مدیران ارشد.
راه‌حل جامع شرکت کنترل اعداد
شرکت کنترل اعداد راه‌حلی جامع برای پوشش تمام این موارد در زمینه مدیریت دانش ارائه می‌دهد. با سیستم چت جی پی تی سازمانی، شما می‌توانید به‌راحتی دانش سازمانی را جمع‌آوری، مستندسازی و به اشتراک بگذارید تا بهبود کارآیی، کاهش هزینه‌ها و افزایش رضایت کارمندان و مشتریان را تجربه کنید. راهکارهای ما شامل پلتفرم‌های آموزش آنلاین، پایگاه‌های دانش قابل‌دسترسی و ابزارهای همکاری داخلی است که همگی به تسهیل مدیریت دانش در سازمان شما کمک خواهند کرد.
برای آشنایی با این خدمات مقالات بعدی کنترل اعداد را از دست ندهید. در مقالات بعدی به معرفی کامل و جامل چت جی پی تی سازمانی و نحوه شخصی سازی آن بر اساس نیاز خاص کسب و کار شما خواهیم پرداخت. با ما همراه باشید:
